خبرنامه در نرم افزار CRM فارسیکام

خبرنامه متنی است شامل متون و تصاویر جذاب که بصورت دوره ای برای مشتریان شرکت یا سازمان ارسال می‌شود.

مطالب وب سایت یا وبلاگ شرکت ، اطلاعیه ها ، تخفیفها ، اطلاعات مراکز فروش و هر آن چیزی که موجب ماندگاری اطلاعات محصولات و خدمات شرکت در ذهن مشتریان شود.

خبرنامه‌های هدفمند می‌تواند بر اساس سابقه خرید مشتری و علاقه‌مندی او تنظیم و ارسال شود . معمولا این خبرنامه‌ها از طریق ارسال گروهی ایمیل ارسال می‌شوند.

با نرم افزار CRM فارسیکام می‌توان به راحتی خبرنامه ایجاد و ارسال کرد.

ابتدا باید با استفاده از فرم ساز یک فرم خبرنامه ایجاد کرد و با استفاده از قالب ساز یک قالب نمایش فرم ایجاد کرد .

پس از ثبت اطلاعات در فرم طراحی شده می‌توان به راحتی از طریق امکان ارسال گروهی ایمیل نسبت به ارسال آن اقدام کرد.

ساخت فرم خبرنامه

فیلدهایی که در این فرم می‌توانید قرار دهید شامل :

-عنوان

-شماره

-آدرس URL برای تصویر اصلی

و همچنین تعدادی فیلد برای خبرها

-تیتر خبر اول

-متن خبر اول

-آدرس URL برای تصویر خبر اول

-لینک بیرونی خبر اول

و به همین ترتیب به هر تعداد خبر که مایلید میتوانید فیلد در فرم تعریف کنید.

فرم ساخته شده چیزی شبیه تصویر زیر خواهد بود :

نمونه فرم خبرنامه
نمونه فرم خبرنامه

ساخت قالب نمایش خبرنامه

در بخش ساخت قالب باید یک قالب از نوع نمایش فرم ایجاد کرد .

در این قالب باید فیلدهای فرم که ساخته شده بود را در جای مناسب قرار داد . بهتر است یک قالب HTML اصولی در یک نرم افزار مانند FrontPage طراحی شود .

یک نمونه قالب HTML مانند تصویر زیر است :

ساخت قالب نمایش فرم خبرنامه
ساخت قالب نمایش فرم خبرنامه

ارسال گروهی ایمیل خبرنامه

هنگامی که فرم ساخته شد میتوان از بخش ثبت اطلاعات در فرمها اخبار و مطالب خبرنامه را در فرم ساخته شده ثبت کرد. بهتر است تصاویر خبرنامه در یک پوشه در وب سایت شرکت قرار گیرد و آدرس تصاویر از آنجا داده شود .

پس از پرکردن فرم از بخش مشاهده اطلاعات فرمها روی اطلاعات فرم پرشده اگر کلیک کنید فرمی ظاهر خواهد شد که همه اطلاعات را نمایش میدهد و در بخش بالای آن امکان انتخاب قالب ساخته شده وجود دارد .

اگر روی آیکن ایمیل کلیک کنید قالب پر شده با اطلاعات فرم خبرنامه به صفحه ارسال ایمیل منتقل خواهد شد .

در بخش ارسال ایمیل با انتخاب لیست گیرنده گان ایمیل می‌توانید ارسال را انجام دهید.

نمایش اطلاعات خبرنامه روی قالب
نمایش اطلاعات خبرنامه روی قالب

تگ در نرم افزار CRM فارسیکام

تگ در نرم افزار CRM فارسیکام ، کلیدواژه‌ای است که به اطلاعات نرم‌افزار از جمله رویدادها ،فروش‌ها ،تسک‌های گردش کار ، وقایع مشتری و مانند اینها اختصاص داده می‌شود تا توضیحی اضافی به آنها بیفزاید.

تگ‌ها در واقع عباراتی هستند که میتوان به کرات از آنها در داده های اطلاعاتی نرم افزار CRM استفاده کرد تا به نوعی اطلاعات گروه بندی شده و اجازه می‌دهد بتوان دوباره آن اطلاعات را از طریق جستجوی این تگ‌ها پیدا کرد.

گزارش‌گیری از اطلاعات بر اساس این تگ‌ها کاربردهای مدیریتی متعددی ایجاد می‌کند و میتواند مبنای گزارشات تجمعی مفیدی باشد.

تگ‌ها معمولاً به طور شخصی ، عمومی و یا سیستمی در نرم افزار CRM ایجاد شده و مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در واقع تگ‌ها چیزی شبیه هشتگ در شبکه های اجتماعی هستند.

چگونگی درج و تایید تگ

استفاده از تگ‌ها به هدف راهنمایی کاربران در یافتن مطالب مرتبط انجام می‌گیرد.

زیاد شدن تعداد تگ‌ها موجب سردرگمی کاربران، زیاد شدن بیش از حد دسته‌بندی‌هایی کم استفاده و نامناسب خواهد شد.

به عنوان مثال اگر کاربری یک تگ با عنوان “ارسال بسته پستی” ایجاد کند و کاربر دیگری تگ مشابهی با عنوان “ارسال پاکت پستی” ایجاد کند، هرچند این دو تگ دو عبارت مختلف هستند ولی در واقع یک معنی می‌دهند و تکرار آن در اطلاعات و گزارشات اشکال ایجاد می‌کند.

نکته مهم دیگر این است که تگ‌ها نباید زیاد بزرگ باشند. شاید بهتر باشد حداکثر 3 کلمه باشند.

برای جلوگیری از تکرار تگ‌های مشابه و یا درج تگ‌های بی ربط توسط کاربران ، سیستمی در نرم افزار CRM فارسیکام قرار داده شده است تا مدیر ( یا کاربرانی که دسترسی دارند ) بتواند تگ‌های درج شده توسط کاربران را بررسی ، تایید ، ویرایش ، حذف و یا جایگزین کند .

مدیریت تگ
مدیریت تگ

تگ در رویداد:

معمولا در بخش رویداد نرم افزار CRM موضوعاتی از قبیل جلسات فروش ، جلسه برگزاری کلاس آموزش ، ارائه خدمات به مشتری ، جلسه مربوط به انعقاد قرارداد و نظایر اینها ثبت میشود . در زمان ثبت رویداد میتوان از تگ‌هایی نظیر : پرزنت – آموزش – نصب – قرارداد و نظایر اینها استفاده کرد. بر اساس این تگ‌های میتوان گزارشات تجمعی ایجاد کرد تا مشخص شود چند درصد رویدادها اختصاص به چه تگ‌هایی دارد.

تگ در وقایع مشتری:

بسیاری از کارهایی که در خصوص مشتری در نرم افزار CRM فارسیکام انجام می‌شود توسط خود نرم افزار انجام می‌شود و تگ مناسب آن به صورت سیستمی در وقایع مشتری درج می‌شود ، به عنوان مثال اگر برای مشتری ایمیل و یا پیامک ارسال شود و یا به مشتری تماس گرفته شود و یا اینکه مشتری تماس بگیرید خود سیستم تگ‌های مناسب را در وقایع مشتری درج می‌کند .

اگر کاری برای یک مشتری انجام شود که خارج از نرم افزار باشد باید تگ مناسب در هنگام ثبت وقایع درج شود ، مثلا اگر برای مشتری یک بسته از طریق پست ارسال می‌شود ، کاربر میتواند یک واقعه در بخش وقایع مشتری به صورت دستی ایجاد کند و در متن آن شماره رهگیری مرسوله را درج کند و در بخش تگ از عبارت : “ارسال پستی” استفاده کند.

در این بخش با کلیک روی هر کدام از تگ‌ها ،تمام وقایع دارای این تگ نمایش داده خواهد شد. و یک فیلتر بر اساس آن ایجاد خواهد شد.

تگ در وقابع مشتری
تگ در وقابع مشتری

تگ در فروش:

یک مثال از کاربرد تگ‌ها در فرایند فروش ثبت دلایل فروش ناموفق است .

مشخص شدن دلایل عدم تحقق فروش برای فروشنده بسیار اهمیت دارد. اگر موانع سد راه فروش مشخص باشد مدیر میتواند راهکار مناسب را اتخاذ کند .

هنگامی که در فرایند فروش ، فروش ناموفق می‌شود پنجره ای برای درج دلایل فروش ناموفق باز می‌شود. فروشند باید تگ مناسب را درج کند ، به عنوان مثال : “عدم انطباق با نیاز” ، “قیمت بالا” ، “شرایط قرارداد” و نظایر این .

گزارش دلایل فروش ناموفق در داشبورد بخش فروش نرم افزار CRM فارسیکام وجود دارد که بر اساس تجمیع این تگ‌ها ایجاد شده است .

گزارش تگ های فروش ناموفق
گزارش تگ های فروش ناموفق

تگ در تسک‌های گردش کار:

در صفحه نمایش تسکهای گردش کار لیستی از کارها نمایش داده می‌شود که بعضا ممکن است زیاد باشند .

یک کاربر تگ در این بخش برای دسته بندی این تسکها است . به عنوان مثال تگ هایی از قبیل “مهم” ، یا “کم اهمیت” می‌تواند در این بخش مورد استفاده قرار گیرد ، همچنین در این بخش میتوان تگ ها را به صورت رنگی مورد استفاده قرار داد.

در این بخش هم میتوان با کلیک روی تگ ، تمام تسکهایی که این تگ را دارند فیلتر کرد.

نظرات کابران ( کامنت ها ) در نرم افزار CRM

ابراز نظرات کاربران ( کامنت ) در بخشهای مختلف نرم افزار crm فارسیکام وجود دارد . کاربرد این ابزار ثبت نظرات کاربران در خصوص یک مشتری ، اطلاعات مندرج در یک فرم ، یک رویداد ، یک فروش و… می باشد .

به عنوان مثال شما به عنوان یک کاربر در خصوص یک مشتری نظری ثبت میکنید تا بقیه کاربران هم بتوانند نظر شما را ببینید .

مثلا یک مشتری فقط بعد الظهرها پاسخگو است در بخش نظرات این مورد را ثبت میکنید یا نظایر این .

 

نظرات کاربران
نظرات کاربران در خصوص یک مشتری خاص

 

امکان جالبی که در این بخش وجود دارد این است که شما می توانید در متن نظر یک مشتری خاص را لینک کنید و یا اینکه مخاطب نظر خود را از بین کاربران انتخاب کنید تا بلافاصله بعد از ثبت نظر ، نظر شما به صورت یک پیغام برای کاربر مد نظر ارسال شود .

این ابزار به صورت کاملا استاندارد و کاربردی طراحی شده و در بخشهای مختلف نرم افزار مورد استفاده قرار گرفته است .

چگونگی و نحوه خرید نرم‌افزار crm مناسب

عملکردهای کلیدی یک نرم‌افزار سی ار ام

قبل از خرید نرم‌افزار crm باید بدانید یک نرم‌افزار سی ار ام چه عملکرهای کلیدی برای کسب و کار شما ارائه می کند:

  • مدیریت تماسهای مشتریان

    نرم‌افزار crm با امکان ذخیره و مدیریت اطلاعات مشتریان فعلی و مشتریان بالقوه ، امکان ارتباط با آنها در بهترین زمان و به بهترین روش را فراهم می کند.

  • ردیابی تعاملات با مشتریان

    با یک نرم افزار‌crm حرفه‌ای براحتی می توان تمامی مکاتبات و مراودات پرسنل با مشتریان را برای ارتباطات آینده و پشتیبانی بهتر نگهداری کرد.

  • اتوماسیون گردش کار

    ایجاد لیست وظایف، یادآوریها، تقویم، هشدارها و قالبهای آماده ایمیل و پیامک برای ارتباط بهتر و بهینه با مشتریان

  • گزارشگیری و آنالیز

    تولید گزارشاتی که بوسیله آنها می توان بر اساس اطلاعات موجود در سیستم crm  کارآیی و بهره وری شرکت و پرسنل را ردیابی و درنهایت بهبود بخشید.


هنگام تحقیق در مورد خرید نرم افزار crm چه چیزهایی  باید از فروشنده نرم افزار crm بپرسم؟

هنگام ارزیابی کردن فروشندگان نرم افزار سی ار ام، فقط به اطلاعاتی که آنها در اختیار شما می گذارند بسنده نکنید.

درخواست دموی crm بکنید، دمویی که فرشنده براحتی بتواند نرم افزار crm را همراه با ویژگیهای آن  برای شما توضیح دهد و به همه سئوالات شما با حوصله پاسخ دهد.

اگرچه که فقط هم نباید به یک دموی سی ار ام  بسنده کرده و بلافاصله خرید را انجام دهید، مطمئن شوید قبل از خرید نرم‌افزار سوالات مهمتان را از فروشنده نرم‌افزار سی ار ام بپرسید، پرسشهایی از قبیل:

  • مشتریان سی ار ام با چه قسمتهایی از نرم افزار crm بیشتر مشکل دارند؟

    فقط بر اساس گفته های نمایندگان فروش نرم افزار سی ار ام اقدام به تصمیم گیری نکنید.از فروشندگان بپرسید مشتریانشان بیشتر با چه قسمتهایی از سی ار ام مشکل دارند و با کسب و کار خودتان مقایسه کنید ، ببینید آیا شما هم ممکن است با این مشکلات مواجه شوید و اگر شدید راه حل چیست؟

  • هزینه اولیه راه اندازی نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (crm) چقدر است؟

    اکثر شرکتهای فروشنده نرم افزار سی ار ام نرم افزار خود را به صورت ابری و بر اساس تعداد کاربر در ماه قیمت گذاری می کنند، قبل از خرید مطمئن شوید ایا باید هزینه ای برای راه اندازی هم در ابتدا پرداخت کنید؟

  • برای راه اندازی و اجرای نرم‌افزار Crm چقدر به کمک کارشناسان شرکت فروشنده نرم افزار crm نیاز پیدا خواهید کرد؟

    اگر در شرکت خود یک واحد IT یا کامپیوتر ندارید، قطعا باید مطمئن شوید که کارشناسان شرکت فروشنده به شما در راه اندازی سیستم crm کمک خواهند کرد.

  • آیا خرید و اضافه کردن کردن ماژولهای crm در آینده امکان پذیر و راحت است؟

    به مرور که با نرم‌افزار crm خریداری شده کار می کنید قطعا نیاز به اضافه کردن یک سری ماژولهای پیچیده تر مانند گردش کار ( work flow)، گزارش ساز حرفه ای و … به سیستم crm خود خواهید داشت، قبل از خرید نرم افزار مطمئن شوید اضافه کردن این ماژولها براحتی قابل انجام باشد.


نیازسنجی و تعدیل خواسته ها

معمولا هنگام خرید نرم افزار crm ، شرکتها لیست بلند بالایی از خواسته های خود را که اساسا ممکن است خواسته هایی باشد که ضرورتا نیاز فعلی شرکت نباشد را مبنای خرید خود قرار میدهند و از این موضوع مهم غافل میشوند که معمولا هر چقدر امکانات و انعطاف نرم افزار بیشتر میشود به همان نسبت پیچیدگی نرم افزار بیشتر میشود.

سوال مهم اینجاست که اگر یک نرم افزار پیچیده تهیه کنید آیا از پس استقرار آن برخواهید آمد؟

به تجربه برای من ثابت شده بسیاری از خریدارانی که وسواس بیش از حد در انتخاب نرم افزار به خرج میدهند از پس استقرار آن بر نمی آیند .

موضوع مهمی که در خرید نرم افزار حائز اهمیت است تعدیل اصولی خواسته است .

روش اصولی خرید نرم افزار تهیه لیستی از موارد ضروری است که بر اساس تجربه دریافته اید مورد نیاز شرکت شماست . اینکه این لیست چگونه تهیه شده است مهم است.

متاسفانه بارها دیده ام خریداران بدون شناخت کافی صرفا لیست امکانات نرم افزارهای گوناگون موجود در بازار را به عنوان لیست نیازمندی های خود تهیه میکنند .

پس از تهیه یک لیست مناسب و معقول از نیاز ها، آنرا با امکانات نرم افزار های مختلف تطبیق دهید ، مطمئنا هیچ نرم افزار پیدا نخواهید کرد که کاملا بر لیست شما منطبق باشد .

شما ناچار خواهید بود از خیر برخی از خواسته های غیرضروری خود بگذرید و اصطلاحا خواسته خود را تعدیل کنید.

نسخه های ابری ریسک خرید را کم می‌کنند

معمولا دموی نرم افزارها مدت محدودی قابلیت تست دارند و عملا نمی‌شود به دقت با آنها کار کرد، اگر قصد دارید یک نسخه دائمی و لوکال نرم‌افزار را تهیه کنید و هنوز به کارایی نرم‌افزار شک دارید بهتر است به صورت نسخه ابری به مدت محدود به صورت پایلوت نرم افزار را استفاده کنید.

با این کار با هزینه اندک میتوانید از نرم‌افزار استفاده کنید و اطلاعات واقعی در نرم‌افزار ثبت کنید. بعد از اینکه نرم افزار را مدت محدودی مثلا 3 ماه استفاده کردید قطع به یقین خواهید توانست عملکرد نرم افزار و کیفیت پشتیبانی شرکت فروشنده را ارزیابی کنید و حالا می توانید تصمیم بگیرید.

 

گزارش موقعیت مکانی ثبت اطلاعات در فرم ها

چندی پیش یکی از مشتریان نرم‌افزار مدیریت‌ ارتباط با مشتری فارسیکام خواسته‌ای را مطرح کرد ، خواسته این مشتری شاید خواسته خیلی از مشتریان باشد ، این مشتری در زمینه فروش یک سری داروی خاص فعالیت می‌کرد ، به این صورت که تعدادی بازاریاب با مراجعه حضوری به داروخانه های سطح شهر برای داروها بازاریابی محصول را انجام می دادند ، مدیر فروش می‌خواست موقعیت مکانی (جغرافیایی) مراجعات بازاریاب ها را رصد کند.

پیشنهادی که به ایشان داده شد این بود :

گام اول : ساخت فرم

ابتدا باید فرمی در بخش فرم‌ساز نرم افزار ساخته شود تا بتوان به صورت کامل جزئیات بازدید و درخواست داروخانه را ثبت کرد .

گام دوم : تنظیمات اپلیکیشن

بازاریاب‌ها باید روی گوشی خود اپلیکیشن نرم افزار CRM را نصب کنند . در بخش تنظیمات اپلیکیشن گزینه ای با عنوان ” دریافت لوکیشن هنگام ثبت اطلاعات ” وجود دارد که در صورت فعال بودن موقعیت مکانی شخص نیز در هنگام ثبت اطلاعات ذخیره می‌شود.

بازاریاب به راحتی در محل داروخانه با موبایل اطلاعات را در فرم ثبت میکند. به صورت اتوماتیک موقعیت مکانی ( لوکیشن ) نیز ثبت می شود.

و مدیر میتواند در یک گزارش روی نقشه محلهایی را که در آن محل اطلاعات ثبت شده را ببنید و با کلیک روی آنها اطلاعات کامل را مشاهده کند .

نمایش کالر آی دی از طریق اپلیکیشن موبایلی نرم افزار CRM

یکی از امکانات مهم نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری، ارتباط مرکز تماس با نرم افزار crm به جهت نمایش اطلاعات تماس گیرنده در هنگام تماس و همچنین ثبت رخداد تماس در سابقه مشتری است.

موضوعی که در این نوشتار درباره آن صحبت می شود امکان جالبی است که در اپلیکیشن نرم افزار crm فارسیکام وجود دارد.

برخی از کارکنان شرکت ممکن است بخواهند روی موبایل خود با مشتریان در ارتباط باشند. مثلا ممکن است یک شرکت برای امور خدمات خود چند شماره همراه را اعلام کند تا مشتریان مستقیما با آن شماره ها تماس و با کارشناس صحبت کنند.

سوال اینجاست با توجه به اینکه موبایل هیچ ارتباطی با مرکز تلفن شرکت ندارد، چگونه می‌توان رخداد تماس مشتری با موبایل شما در نرم‌افزار و سابقه ارتباطات مشتری ثبت شود؟

نمایش کالر آی دی در هنگام تماس ورودی به موبایل

پاسخ سوال بسیار ساده است ، اگر ماژول امکانات تلفنی نرم‌افزار crm را داشته باشید کافیست در اپلیکیشن نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری به قسمت تنظیمات نرم افزار بروید و گزینه “ذخیره تماس ها در وقایع مشتری” را تیک بزنید .

 

تنظیمات مربوط به نمایش callerID
تنظیمات مربوط به نمایش callerID در اپ اندروید

با این کار زمانی که شخصی به موبایل شما تماس بگیرد اطلاعات تماس گیرنده از طریق اپلیکیشن به نرم‌افزار تحت وب ارسال می شود و علاوه بر نمایش اطلاعات تماس گیرنده لاگ تماس در سابقه مشتری ثبت خواهد شد .

شماره گیری و ثبت تماس خروجی با مشتری از طریق اپ موبایل

امکان دیگری که با تنظیم کردن اپلیکیشن فراهم می شود امکان شماره گیری از طریق موبایل است . به این صورت که اگر در نرم‌افزار تحت وب مدیریت ارتباط با مشتری فارسیکام روی دکمه شماره گیری کلیک کنید پیغامی روی موبایل شما ظاهر می‌شود تا از طریق آن شماره مشتری گرفته شود و شما بتوانید از طریق موبایل با مشتری صحبت کنید. مزیت این کار ثبت سابقه تماس خروجی با موبایل در وقایع مشتری است.

تماس خروجی با موبایل از طریق crm
تماس خروجی با موبایل از طریق crm

اگر می‌خواهید در خصوص این امکان کاربردی اطلاعات بیشتری بگیرید می‌توانید با بخش فروش فارسیکام تماس بگیرید.

ارتباط CRM با نرم افزارهای دیگر با به کارگیری گزارش ساز

پر واضح است داشتن یک نرم افزار کامل که بتواند خواسته های مختلف نرم افزاری استفاده کننده را برآورده سازد بسیار ایده آل است . اینکه برای هر کاری لازم باشد یک نرم افزار استفاده شود علاوه بر هزینه مادی ، سختیها و دوباره کاری های زیادی نیز برای کاربران ایجاد می کند . با این وجود پیدا کردن یک نرم افزار یکپارچه که تامین کننده همه نیاز های شما باشد ، اگر کار غیر ممکنی نباشد بسیار دشوار است . بنابراین شرکت ها ناگزیر به استفاده از نرم افزارهای مختلف هستند .

راه حلی که در نرم افزار CRM فارسیکام برای ارتباط آسان نرم افزار های مختلف ارائه شده بسیار جالب ، کاربردی و در عین حال عملی است .

مسئله را با یک مثال ادامه می دهم ، فرض کنید شما نرم افزار CRM فارسیکام را استفاده می کنید ، هنگامی که مشتری شما تماس می گیرد نرم افزار CRM با توجه به اینکه می تواند به مرکز تماس شما مرتبط باشد اطلاعات تماس گیرنده را نمایش می دهد و شما به راحتی به پروفایل مشتری دسترسی پیدا می کنید . اگر سوابق مالی مشتری شما در نرم افزار حسابداری دیگری باشد در حالت عادی برای دیدن وضعیت مالی مشتری باید به نرم افزار حسابداری خود مراجعه کنید . که اینکار صد البته کار سختی است . اگر بتوانید در همان نرم افزار CRM سابقه مالی را به صورت یک گزارش که مستقیما از بانک اطلاعاتی نرم افزار مالی شما استخراج شده است ببینید دیگر نیازی نخواهد بود به نرم افزار حسابداری مراجعه کنید .

در گزارش ساز نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری فارسیکام این امکان وجود دارد که connection string های دیتابیس های دیگر را هم اضافه کنید ، بعد از آن ، گزارش ساز لیستی از Table ها و View های دیتابیس را نمایش می دهد ، اگر اطلاعات کافی در خصوص محل ذخیره سازی اطلاعات داشته باشید میتوانید با استفاده از امکانات این بخش به راحتی گزارش مد نظر خود را بسازید . برای ارتباط دادن یک گزارش با یک مشتری در نرم افزار CRM ، فقط کافیست یک مشخصه مشترک در گزارش ساخته شده و اطلاعات مشتری وجود داشته باشد ، میتوان تنظیم کرد که بر اساس این فیلد گزارش در پروفایل مشتری قرار بگیرد .

ارتباط قیف فروش و گردش کار

ایجاد فرایند فروش در نرم افزار crm فارسیکام به دو صورت است ، در مدل اول فروش به صورت دستی تغییر وضعیت میدهد و در مدل پیشرفته بر اساس یک گردش کار تغییر وضعیت صورت می گیرد .
فرض کنید مراحل مختلف فروش که در فرایند فروش تعریف شده به این ترتیب باشد :
1- ثبت ارتباط اولیه و تعیین واجدین شرایط (به اصطلاح سرنخها)
2- ارسال تعرفه قیمتی
3- برگزاری جلسه حضوری
4- ارسال پروپوزال
5- موافقت با شرایط فروش
6- فروش نهایی
در هر کدام از این مراحل تعدادی از واجدین شرایط به اصطلاح غربال می‌شوند تا فروش نهایی محقق شود . یک گزارش قیف فروش مشخص می‌کند که در هر یک از این مراحل چه تعدادی مشتری (بالقوه) وجود دارد و نرخ ریزش مشتریان در هر مرحله چقدر است . اگر فرض کنید تعداد مشتریان بالقوه واجد شرایط 100 نفر باشد و بعد از ارسال تعرفه قیمتی تعداد آنها به 5 نفر برسد میتوان برداشت کرد که ممکن است تعرفه قیمتی مناسب نبوده و یا اینکه واجدین شرایط اولیه آن سرنخهایی نبوده اند که باید می‌بودند ، شاید در جای اشتباهی تبلیغ انجام شده . و یا اگر تعداد ریزش بعد از برگزاری جلسه زیاد بود می‌توان برداشت کرد که پرزنت خوبی صورت نگرفته است و مانند اینها .

قیف فروش

پس یک گزارش قیف فروش درست میتواند در یک نگاه شرایط را برای یک مدیر زیرک هویدا کند تا تصمیم مناسب را اتخاذ کند .
اگر مراحل فرایند فروش را بخواهید دستی تغییر دهید گزارش قیف فروش واضح خواهد بود و نرم افزار دقیقا تعداد مشتریان هر مرحله را در گزارش لحاظ خواهد کرد . حال سوال این است که اگر یک گردش کار بخواهد مراحل را عوض کند به چه صورتی ممکن است .
در نرم افزار crm فارسیکام زمانی که یک فرایند فروش می‌خواهید ایجاد کنید میتوانید گزینه : “متصل کردن فرایند به گردش کار” را تیک بزنید و گردش کار فروش را به فرایند فروش متصل کنید .

اتصال فروش به گردش کار
اتصال فروش به گردش کار

در طراحی گردش کار دست شما باز است می‌توانید مراحل مختلفی را در جزئی ترین حالت تعریف کنید و مشخص کنید دقیقا چه افرادی باید چه کارهایی را در مسیر فروش انجام دهند . ممکن است شما در فرایند فروشی که در بخش فروش ایجاد کرده اید کلا 5 مراحله کلی داشته باشید ولی در طراحی گردش کار مرتبط با آن 50 مراحله جزئی داشته باشید .


برای اینکه به نرم افزار بفهمانید چه زمانی فازهای فروش شما تغییر می‌کند یک راه ساده وجود دارد . زمانی که مراحل فرایند را در بخش فروش تعریف می‌کنید شما درصد پیشرفت کار را هم تعیین می‌کنید مثلا تعیین میکنید تا مرحله دوم که “برگزاری جلسه حضوری” است 30 درصد فرایند و تا مرحله سوم که “ارسال پروپوزال” است 50 درصد فرایند انجام شده است . برای ارتباط دادن مراحل گردش کار به مراحله فرایند فروش از همین درصد پیشرفت استفاده می‌شود . اگر در گردش کار روی آیکن مربوط به یک تسک کلیک راست کنید میتوانید گزینه پیشرفت کار را تنظیم کنید ، نرم افزار در گردش کار ، مجموع تعداد مشتریانی که پیشرفت کارشان از 31 درصد تا 50 درصد باشد را به عنوان فاز سوم فرایند فروش در نظر میگیرد . و گزارش قیف فروش بر این اساس ایجاد میشود .


نرم افزار برا اساس تناظر مقدار پیشرفت کار میتواند به صورت اتوماتیک مراحل فرایند فروش را به جلو ببرد .

بهترین نرم افزار crm

چگونه بهترین نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان) را انتخاب کنیم؟

با توجه به وجود نرم افزارهای سی ار ام زیاد در بازار، انتخاب نرم افزار سی ار امی که بتواند برای شرکت شما و تیم فروش شما بهترین نرم افزار CRM باشد مشکل به نظر می رسد. در این مطلب سعی شده شاخصهایی برای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری لیست شود.

شاخصهایی که برای انتخاب یک نرم افزار crm خوب پیشنهاد می شود به شرح زیر است.

  1. رابط کاربری
    آیا نرم افزار دارای واسط کاربری ساده و روان هست یا اینکه کارکردن با نرم افزار و درک آن سخت است. آیا تیم فروش از ورود به نرم افزار سی ار ام لذت می برند یا به محض لاگین کردن به آن بهانه ای برای خروج و کارنکردن با آن می آورند.
  2. چگونگی/امکان اضافه کردن مشتری و وارد کردن لیستی از مشتریان به نرم افزار سی ار ام
    اضافه کردن اطلاعات تماس یک مخاطب یا مشتری سخت است یا به راحتی این کار انجام می شود. ایا امکان اضافه کردن اتوماتیک یک مشتری از فرم ساخته شده توسط خود نرم افزار وجود دارد یا خیر؟ آیا براحتی می توان از فایل اکسل اطلاعات مشتریان را به این نرم افزار وارد کرد؟
  3. فروش
    وجود سیستم فروش برای یک نرم افزار سی ار ام ضروری است چرا که با یک نگاه می توان تشخیص داد هر فروشی در چه مرحله است و پیشرفت فروش چگونه است. آیا رسیدن به اهداف فروش امکان پذیر است یا اینکه مشکلی وجود دارد.
  4. وظایف کاری، پیگیریها و تقویم
    ما اصلا دوست نداریم قرار ملاقاتهایمان را فراموش کنیم، دوست نداریم پیگیریهایمان به تاخیر بیفتد و چه بهتر که خیلی از این امور بصورت اتومات انجام شود. ایا نرم افزار سی ار امی که انتخاب می کنید این قابلیتها را دارد؟ ایا به تقویمهای استاندارد و معمول مانند جی میل و اوت لوک وصل می شود؟
  5. جستجوی پیشرفته و امکان ایجاد برچسب (tag)برای موارد مختلف
    تیم فروش دوست دارد روی وقایع انجام شده با مشتری برچسب بنویسد تا براحتی در مواقع لزوم آنها را پیدا کند، همچنین بای براحتی بتواند بر اساس تمامی فیلترهای مورد نیاز، مشتریان را جستجو کند، آیا این امکان وجود دارد؟
  6. گزارشات
    گزارشات شاید مهمترین بخش نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری است. ما باید بتوانیم بسته به نیاز گزارشات روزانه، ماهانه، سالانه ویا در بازه های زمانی خاص را در هر قسمت اعم از فروش، مشتریان، فرمها، گردش کار و سایر بخشهای نرم افزار داشته باشیم، ایا نرم افزار سی ار ام انتخابی شما این امکان را فراهم می کند؟
  7. مجتمع سازی با سایر سیستمها
    ما می خواهیم قرار ملاقاتهای خود را در جی میل روی موبایل یادآوری شویم، می خواهیم به سیستمهای ارسال انبوه ایمیل مثل mailchimp وصل شده و ایمیلهای خود را از طریق آنها ارسال کنیم، می خواهیم از شرکتهای مختلف برای ارسال پیامک استفاده کنیم، به سیستمهای تلفنی twilio یا asterisk وصل شده و کالر ای دی را روی صفحه سی ار ام خود داشته باشیم. آیا این امکانات در نرم افزار سی ار ام مورد نظر فراهم است؟
  8. اپلیکیشن اندروید
    در حال کار دیگری هستید، یک سرنخ جدید به سیستم اضافه می شود، بهتر نیست بر روی موبایل اندروید خد متوجه شوید و در صورت نیاز بتوانید همان موقع پیگیری کنید؟
  9. ایمیل
    باید قادر باشید ایمیلهای مورد نظر خود را براحتی توسط نرم افزار crm ارسال و دریافت کنید. خیلی وقتها این ایمیلها یک متن واحد دارند(مثلا بروشور نرم افزار یا لیست قیمت)، بهتر نیست از طریق سی ار ام بتوانید این ایمیلها را ارسال کنید بدون استفاده از هیچ نرم افزار جانبی دیگر؟
  10. امکانات تلفنی/voip
    این یک امکان فوق العاده مهم است که بتوانید تماسهای دریافتی را روی صفحه سی ار ام خود ببینید. برخی شرکتها سیستمهای تلفنی مطابق با سی ار ام خود ارائه می کنند که این بهترین راه حل است.
  11. پیامک و چت آنلاین
    پیامک و چت آنلاین برای برخی شرکتها خیلی مهم نیست ولی برای برخی دیگر بینهایت مهم و حیاتی است، اگر برای شما مهم است بهتر است نرم افزار سی ار امی انتخاب کنید که این امکانات را داخل خود داشته باشد. برخی مواقع نیاز است که با ارسال ایمیل یک پیامک هم برای مشتری ارسال کنید که ایمیل برایش ارسال شده است.
  12. قیمت/ارزش
    و بالاخره، نرم فزار سی ار ام مورد نیاز چقدر هزینه دارد.برای من شخصا اشکالی ندارد حتی پول بیشتری پرداخت کنم وبجای آن زمان بیشتری را صرفه جویی کنم. از طرفی حاضر نیستم هزینه نرم افزار سی ار ام برای یک شرکت بزرگ پرداخت کنم در حالی که شرکت من یک کسب و کار کوچک است. پس بهترین نرم افزار سی ار ام آن نرم افزاری خواهد بود که ماژولار بوده و بتوان بر اساس نیاز ماژول مورد نظر را خریداری کرد و استفاده نمود بدون پرداخت هزینه اضافی.

بهترین نرم افزار crm ( مدیریت ارتباط با مشتری ) برای شرکت شما کدام است؟
در مقاله بعدی امکانات فوق العاده نرم افزار سی ار ام روش (Ravesh CRM)را توضیح داده و بر اساس شاخصهای انتخاب بهترین نرم افزار سی ار ام آن را ارزیابی خواهیم کرد.

پیگیری سفارشات با استفاده از باشگاه مشتریان و گردش کار

ثبت سفارش و درخواست مشتریان و پیگیری سفارشات جزو مواردی است که در بسیاری از شرکتها مورد نیاز است ، مثلا شما یک فرم با عنوان ثبت سفارش در سایت خود قرار می دهید و انتظار دارید مشتریان این فرم را پر کنند و بعد از آن روند پیگیری این سفارش در شرکت شما بین کارمندان شما به جریان بیفتد و در نهایت مشتری بتواند وضعیت سفارش خود را از طریق سایت ( باشگاه مشتریان ) و یا پیامک پیگیری کند . و در مثالی دیگر شما یک فرم استخدام در سایت خود قرار می دهید و تمایل دارید متقاضیان بتوانند با پر کردن این فرم روند بررسی استخدام خود را بدون تماس تلفنی پیگیری کنند . امکانات کاربردی و متنوع نرم افزار crm فارسیکام این کار را برای شما به ساده ترین شکل ممکن انجام میدهد .

ساختن فرم دلخواه و قرار دادن آن در وب سایت

تنظیمات فرم
تنظیمات فرم

به راحتی میتواند از طریق فرم ساز نرم افزار crm فارسیکام فرم دلخواه خود را ایجاد کنید که قبلا در نوشته های دیگر به آن اشاره شده است. در هنگام ساخت فرم گزینه های زیر را باید تیک بزنید تا فعال شود :

  1. فرم به صورت مستقل قابل دسترسی باشد : این گزینه اجازه میدهد بتوانید فرم را خارج از محیط نرم افزار مثلا در وب سایت خود قرار دهید .
  2. اطلاعات در دفتر تلفن ثبت گردد : این گزینه در هنگام ثبت اطلاعات فرم اگر اطلاعات تماس مشتری وجود نداشت یک مشتری ایجاد میکند و اطلاعات ثبت شده را به آن لینک میکند ، اگر هم مشتری از قبل وجود داشت فقط اطلاعات فرم را به او لینک میکند.
  3. فرم در پنل پشتیبانی نمایش داده شود : اجازه میدهد مشتری بتواند از پنل پشتیبانی (باشگاه مشتریان) فرم را پر کند.
  4. ایجاد اتوماتیک کاربر پشتیبانی : بعد از ایجاد مشتری به صورت اتوماتیک ، برای او یک کلمه و رمز عبور جهت عضویت در پنل پشتیبانی ایجاد میشود .
  5. همچنین میتوانید با کلیک روی تنظیمات تک تک فیلدها مشخص کنید تمایل دارید کدامیک در پنل پشتیبانی مشتریان قابل دیدن باشد .

ایجاد گردش کار

روندی که قرار است در شرکت طی شود در یک گردش کار باید طراحی شود ، به عنوان مثال برای یک فرایند بررسی استخدام میتواند در مرحله اول یک بررسی اولیه صورت گیرد ، بعد از آن در صورت تایید مرحله اول در مرحله بعد یک قرار جلسه گذاشته شود و به همین شکل مراحل مختلف در فرایند طراحی می شود . روش ساخت گردش کار را میتوانید اینجا مشاهده کنید .

در هنگام طراحی گردش کار شما میتوانید علاوه برا ایجاد مراحل کار برای کارمندان شرکت ، تسکهایی را نیز برای مشتریان ایجاد کنید ، مثلا اگر در مرحله بررسی لازم باشد که فرم ثبت شده جهت اصلاح برخی قسمتها به مشتری برگشت داده شود ، به راحتی میتوانید مجری کار را کاربر پشتیبانی مشتری قرار دهید ، و یا ممکن است در هر مرحله لازم باشد مدارکی را از مشتری دریافت کنید ، برای این کار در هر مرحله ای که لازم میدانید میتوانید مجری کار را “کاربر پشتیبانی مشتری” قرار دهید .

پیگیری سفارشات در باشگاه مشتریان

با گذاشتن یک فیلد با عنوان وضعیت در فرم خود میتوانید وضعیت سفارش را از طریق مرکز پشتیبانی به مشتری نمایش دهید . در تنظیمات این فیلد باید دقت کنید که نحوه نمایش را “کاربران” قرار دهید ، با این کار در هنگام ثبت اطلاعات این فیلد برای مشتریان نمایش داده نخواهد شد .

در تنظیم دیگر برای این فیلد باید “نمایش فیلد پر شده در پشتیبانی” را تیک بزنید تا مشتری بتواند از منوی “مشاهده اطلاعات ثبت شده ” وضعیت سفارش خود را مشاهده کند .

تنظیمات فیلد وضعیت
تنظیمات فیلد وضعیت

مشتری با استفاده از کلمه و رمز عبوری که به صورت خودکار در هنگام ثبت فرم برای اون ساخته شده میتواند به پنل پشتیبانی لاگین کند ، در این پنل بخشهای مختلفی وجود دارد ، منویی که برای این مبحث کاربردی است منوی گردش کار کاربر و همچنین مشاهده اطلاعات ثبت شده است (عناوین منوهای پنل پشتیبانی توسط مدیر نرم افزار قابل تغییر است ).

در منوی مشاهده اطلاعات ثبت شده مشتری میتواند وضعیت سفارش خود را مشاهده کند .

پیگیری سفارشات در باشگاه مشتریان
پیگیری سفارشات در باشگاه مشتریان