ارتباط قیف فروش و گردش کار

ایجاد فرایند فروش در نرم افزار crm فارسیکام به دو صورت است ، در مدل اول فروش به صورت دستی تغییر وضعیت میدهد و در مدل پیشرفته بر اساس یک گردش کار تغییر وضعیت صورت می گیرد .
فرض کنید مراحل مختلف فروش که در فرایند فروش تعریف شده به این ترتیب باشد :
1- ثبت ارتباط اولیه و تعیین واجدین شرایط (به اصطلاح سرنخها)
2- ارسال تعرفه قیمتی
3- برگزاری جلسه حضوری
4- ارسال پروپوزال
5- موافقت با شرایط فروش
6- فروش نهایی
در هر کدام از این مراحل تعدادی از واجدین شرایط به اصطلاح غربال می‌شوند تا فروش نهایی محقق شود . یک گزارش قیف فروش مشخص می‌کند که در هر یک از این مراحل چه تعدادی مشتری (بالقوه) وجود دارد و نرخ ریزش مشتریان در هر مرحله چقدر است . اگر فرض کنید تعداد مشتریان بالقوه واجد شرایط 100 نفر باشد و بعد از ارسال تعرفه قیمتی تعداد آنها به 5 نفر برسد میتوان برداشت کرد که ممکن است تعرفه قیمتی مناسب نبوده و یا اینکه واجدین شرایط اولیه آن سرنخهایی نبوده اند که باید می‌بودند ، شاید در جای اشتباهی تبلیغ انجام شده . و یا اگر تعداد ریزش بعد از برگزاری جلسه زیاد بود می‌توان برداشت کرد که پرزنت خوبی صورت نگرفته است و مانند اینها .

قیف فروش

پس یک گزارش قیف فروش درست میتواند در یک نگاه شرایط را برای یک مدیر زیرک هویدا کند تا تصمیم مناسب را اتخاذ کند .
اگر مراحل فرایند فروش را بخواهید دستی تغییر دهید گزارش قیف فروش واضح خواهد بود و نرم افزار دقیقا تعداد مشتریان هر مرحله را در گزارش لحاظ خواهد کرد . حال سوال این است که اگر یک گردش کار بخواهد مراحل را عوض کند به چه صورتی ممکن است .
در نرم افزار crm فارسیکام زمانی که یک فرایند فروش می‌خواهید ایجاد کنید میتوانید گزینه : “متصل کردن فرایند به گردش کار” را تیک بزنید و گردش کار فروش را به فرایند فروش متصل کنید .

اتصال فروش به گردش کار
اتصال فروش به گردش کار

در طراحی گردش کار دست شما باز است می‌توانید مراحل مختلفی را در جزئی ترین حالت تعریف کنید و مشخص کنید دقیقا چه افرادی باید چه کارهایی را در مسیر فروش انجام دهند . ممکن است شما در فرایند فروشی که در بخش فروش ایجاد کرده اید کلا 5 مراحله کلی داشته باشید ولی در طراحی گردش کار مرتبط با آن 50 مراحله جزئی داشته باشید .


برای اینکه به نرم افزار بفهمانید چه زمانی فازهای فروش شما تغییر می‌کند یک راه ساده وجود دارد . زمانی که مراحل فرایند را در بخش فروش تعریف می‌کنید شما درصد پیشرفت کار را هم تعیین می‌کنید مثلا تعیین میکنید تا مرحله دوم که “برگزاری جلسه حضوری” است 30 درصد فرایند و تا مرحله سوم که “ارسال پروپوزال” است 50 درصد فرایند انجام شده است . برای ارتباط دادن مراحل گردش کار به مراحله فرایند فروش از همین درصد پیشرفت استفاده می‌شود . اگر در گردش کار روی آیکن مربوط به یک تسک کلیک راست کنید میتوانید گزینه پیشرفت کار را تنظیم کنید ، نرم افزار در گردش کار ، مجموع تعداد مشتریانی که پیشرفت کارشان از 31 درصد تا 50 درصد باشد را به عنوان فاز سوم فرایند فروش در نظر میگیرد . و گزارش قیف فروش بر این اساس ایجاد میشود .


نرم افزار برا اساس تناظر مقدار پیشرفت کار میتواند به صورت اتوماتیک مراحل فرایند فروش را به جلو ببرد .

پیگیری سفارشات با استفاده از باشگاه مشتریان و گردش کار

ثبت سفارش و درخواست مشتریان و پیگیری سفارشات جزو مواردی است که در بسیاری از شرکتها مورد نیاز است ، مثلا شما یک فرم با عنوان ثبت سفارش در سایت خود قرار می دهید و انتظار دارید مشتریان این فرم را پر کنند و بعد از آن روند پیگیری این سفارش در شرکت شما بین کارمندان شما به جریان بیفتد و در نهایت مشتری بتواند وضعیت سفارش خود را از طریق سایت ( باشگاه مشتریان ) و یا پیامک پیگیری کند . و در مثالی دیگر شما یک فرم استخدام در سایت خود قرار می دهید و تمایل دارید متقاضیان بتوانند با پر کردن این فرم روند بررسی استخدام خود را بدون تماس تلفنی پیگیری کنند . امکانات کاربردی و متنوع نرم افزار crm فارسیکام این کار را برای شما به ساده ترین شکل ممکن انجام میدهد .

ساختن فرم دلخواه و قرار دادن آن در وب سایت

تنظیمات فرم
تنظیمات فرم

به راحتی میتواند از طریق فرم ساز نرم افزار crm فارسیکام فرم دلخواه خود را ایجاد کنید که قبلا در نوشته های دیگر به آن اشاره شده است. در هنگام ساخت فرم گزینه های زیر را باید تیک بزنید تا فعال شود :

  1. فرم به صورت مستقل قابل دسترسی باشد : این گزینه اجازه میدهد بتوانید فرم را خارج از محیط نرم افزار مثلا در وب سایت خود قرار دهید .
  2. اطلاعات در دفتر تلفن ثبت گردد : این گزینه در هنگام ثبت اطلاعات فرم اگر اطلاعات تماس مشتری وجود نداشت یک مشتری ایجاد میکند و اطلاعات ثبت شده را به آن لینک میکند ، اگر هم مشتری از قبل وجود داشت فقط اطلاعات فرم را به او لینک میکند.
  3. فرم در پنل پشتیبانی نمایش داده شود : اجازه میدهد مشتری بتواند از پنل پشتیبانی (باشگاه مشتریان) فرم را پر کند.
  4. ایجاد اتوماتیک کاربر پشتیبانی : بعد از ایجاد مشتری به صورت اتوماتیک ، برای او یک کلمه و رمز عبور جهت عضویت در پنل پشتیبانی ایجاد میشود .
  5. همچنین میتوانید با کلیک روی تنظیمات تک تک فیلدها مشخص کنید تمایل دارید کدامیک در پنل پشتیبانی مشتریان قابل دیدن باشد .

ایجاد گردش کار

روندی که قرار است در شرکت طی شود در یک گردش کار باید طراحی شود ، به عنوان مثال برای یک فرایند بررسی استخدام میتواند در مرحله اول یک بررسی اولیه صورت گیرد ، بعد از آن در صورت تایید مرحله اول در مرحله بعد یک قرار جلسه گذاشته شود و به همین شکل مراحل مختلف در فرایند طراحی می شود . روش ساخت گردش کار را میتوانید اینجا مشاهده کنید .

در هنگام طراحی گردش کار شما میتوانید علاوه برا ایجاد مراحل کار برای کارمندان شرکت ، تسکهایی را نیز برای مشتریان ایجاد کنید ، مثلا اگر در مرحله بررسی لازم باشد که فرم ثبت شده جهت اصلاح برخی قسمتها به مشتری برگشت داده شود ، به راحتی میتوانید مجری کار را کاربر پشتیبانی مشتری قرار دهید ، و یا ممکن است در هر مرحله لازم باشد مدارکی را از مشتری دریافت کنید ، برای این کار در هر مرحله ای که لازم میدانید میتوانید مجری کار را “کاربر پشتیبانی مشتری” قرار دهید .

پیگیری سفارشات در باشگاه مشتریان

با گذاشتن یک فیلد با عنوان وضعیت در فرم خود میتوانید وضعیت سفارش را از طریق مرکز پشتیبانی به مشتری نمایش دهید . در تنظیمات این فیلد باید دقت کنید که نحوه نمایش را “کاربران” قرار دهید ، با این کار در هنگام ثبت اطلاعات این فیلد برای مشتریان نمایش داده نخواهد شد .

در تنظیم دیگر برای این فیلد باید “نمایش فیلد پر شده در پشتیبانی” را تیک بزنید تا مشتری بتواند از منوی “مشاهده اطلاعات ثبت شده ” وضعیت سفارش خود را مشاهده کند .

تنظیمات فیلد وضعیت
تنظیمات فیلد وضعیت

مشتری با استفاده از کلمه و رمز عبوری که به صورت خودکار در هنگام ثبت فرم برای اون ساخته شده میتواند به پنل پشتیبانی لاگین کند ، در این پنل بخشهای مختلفی وجود دارد ، منویی که برای این مبحث کاربردی است منوی گردش کار کاربر و همچنین مشاهده اطلاعات ثبت شده است (عناوین منوهای پنل پشتیبانی توسط مدیر نرم افزار قابل تغییر است ).

در منوی مشاهده اطلاعات ثبت شده مشتری میتواند وضعیت سفارش خود را مشاهده کند .

پیگیری سفارشات در باشگاه مشتریان
پیگیری سفارشات در باشگاه مشتریان

 

اجرای کارهای زمانبندی شده با استفاده از گردش کار در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری فارسیکام

فرض کنید ما محصول یا خدمتی به مشتری ارائه می کنیم که پس از مدتی مشتری دوباره به آن نیاز پیدا میکند ، مثلا در فارسیکام نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری که به صورت ابری به مشتری ارائه می شود در زمان معینی نیاز به تمدید پیدا می کند .

مسئله اینجاست چگونه فروشنده یا فروشندگان معینی از طریق نرم افزار مطلع شود تا کار تمدید سرویس را انجام دهد .

اولین راهی که به ذهن میرسد استفاده از سیستم یادآوری در نرم افزار CRM فارسیکام است ، فرض کنید قبلا با استفاده از فرم ساز نرم افزار CRM فارسیکام یک فرم برای ثبت اطلاعات سرویس و یا محصول خریداری شده ایجاد شده است و اطلاعات مختلفی در آن ثبت شده است ، حالا در بخش تعریف یاد آوری یک یادآوری جدید ایجاد می کنیم و در تنظیمات زمانبندی آن نوع تاریخ را “فرم” قرار می دهیم ، در این حالت فرم مورد نظر را انتخاب می کنیم و از لیست آیتمهای از نوع تاریخ ، مثلا تاریخ انقضا را انتخاب میکنیم و تعیین میکنیم مثلا 5 روز به این تاریخ یادآوری به شخص خاص نمایش داده شود .

به همین سادگی یادآوری ایجاد می شود ، که میتواند به صورت یک جعبه نمایش یا پیامک و یا ایمیل کاربر خاص را مطلع کند .

حالا فرض کنید شما میخواهید هنگامی که این  زمان یادآوری فرا میرسد به جای یک یادآوری ساده یک گردش کار خاص به صورت خودکار شروع شود و کار اول برا اولین کاربر فرستاده شود ، این کار هم به سادگی قابل انجام است .

شما باید ابتدا گردش کار مورد نظر خود را ساخته باشید ، در بخش مدیریت گردش کارها یک آیکن برای زمانبندی شروع خودکار گردش کار وجود دارد که در زیر تصویر آن را مشاهده می کنید:

شروع گردش کار با زمانبندی
شروع گردش کار با زمانبندی

با کلیک روی این آیکن همانند آنچه در بخش قبل توضیح داده شد میتوانید زمان شروع اتوماتیک گردش کار را از یک فرم خاص انتخاب کنید . حتی میتوانید چندین زمان مختلف را برای شروع خودکار گردش کار مشخص کنید .

ترکیب زمانبندی و گردش کار ، قدرت مانور شما در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری فارسیکام ( روش ) را دوچندان میکند .

اجرای منظم و به موقع کارها با پیاده سازی گردش کار

در شرکت ها و سازمانها معمولا بخشهای مختلف ، امور مربوط به خود را طبق الگوهای مشخص انجام می دهند ، هرچند این الگوها در بسیاری از مواد به صورت روالهای نانوشته اجرا میشوند .
تاخیر در تحویل بسیاری از پروژه ها به واسطه فراموش کردن و یا به تعویق افتادن اجرای کارهای جزئی و ساده اتفاق می افتد که بسیاری از آنها از ابتدا نادیده گرفته شده اند و زمانی که نوبت به اجرای آنها میرسد کارکنان از اجرای آنها سرباز میزنند و یا با تاخیر زیاد انجام می دهند .
در بسیاری از موارد ، شرایط مختلفی که در اجرای کارها رخ میدهد در نظر گرفته نمی شود ، تصور کنید به یک کارمند ساده گفته شود کاری را انجام دهد ، اگر شرایطی رخ دهد که امکان انجام آن کار فراهم نباشد ممکن است آن شخص کار را انجام ندهد و از کنار آن بگذرد ، اگر این کار بخش کوچکی از یک پروژه بزرگ باشد و مدیر پروژه متوجه این موضوع نشود ، مدت زمان زیادی برای ادامه کار از دست میرود و بسیاری از موارد اصلا کسی متوجه این موضوع نمی شود .
در دید اول مدیران تصور میکنند تاخیر در اجرای پروژه به واسطه کمبود نیروی انسانی و یا منابع است ، حال آنکه نکته کلیدی عدم هماهنگی و تعیین تکلیف امور جزئی پروژه است . اموری که تا انجام نشوند نوبت به مراحل بعد نمیرسد .
نمونه ساده یک گردش کار خط تولید کارخانه است ، یک خط تولید خودرو را در نظر بگیرید ، تمام امور مربوط به ساخت خودرو طبق یک نظم کامل انجام میشود و در هر مرحله افراد میداند چه کاری باید انجام دهند . و چه زمانی نوبت چه کاری است و چقدر زمان دارند . شخصی که مسوول نصب درب خودرو است ، زمانی که نوبت به اجرای کارش میرسد به سرعت کارش را انجام میدهد و لزومی ندارد که فکر کند اشخاص دیگر چه کاری را انجام میدهند . اگر مشکلی در بخشی رخ دهد به سرعت مشخص و رفع میشود .
گردش کار (workflow) مشخص میکند چه زمانی ، چه فرد یا افرادی ، چه کاری را ، در چه زمانی باید انجام دهد . کارها از قبل تعیین شده و تمام حالتهای استثنا و اتفاقات نیز پیش بینی شده است .
بسیاری از موارد بعد از اجرای مکرر یک گردش کار نقاط ضعف سیستم هویدا میشود. و به تدریج گردش کار تکمیل میشود و حالتهای مختلف به آن اضافه میشود .
بسیاری از مدیران تصور می کنند طراحی گردش کار مختص شرکتها و سازمانهای بزرگ است حال آنکه هر شرکتی با هر نوع حرفه ای میتواند طبق تجربه مدیران و کارکنان خود برای بخشهای مختلف گردش کارهای کاربردی تعریف کند .
یکی از بخشهای مهم نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری فارسیکام ( روش ) ، طراحی و اجرای گردش کار است . در بخش طراحی گردش کار به صورت کاملا حرفه ای و به ساده ترین شکل ممکن میتوانید نمودارهای انتزاعی از روند اجرای کارها را طراحی کنید . علاوه بر کارهایی که به افراد محول میکنید خود سیستم هم میتواند به صورت خودکار کارهایی از قبیل ارسال ایمیل ، پیامک ، یادآوری ، ارسال به کارتابل و کارهایی شبیه این را انجام دهد .
میتوان تعیین کرد گردش کار چه موقع و تحت چه شرایطی شروع شود ، مثلا میشود تعیین کرد اگر فرم خاصی ثبت شد گردش کار شروع شود .
مدیر شرکت به سادگی میتواند کارها را مشاهده کند و از اینکه کار مشتریان در چه مرحله است و چه وضعیتی دارد مطلع شود .
برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص با شرکت فارسیکام تماس بگیرید .