یکی از امور تکراری و خسته کننده بخش فروش، ایجاد فاکتور و پیش فاکتور است ثبت کلیه اطلاعات مشتری اعم از نام، آدرس و تلفن، دریافت تاییدیه از مدیر یا مسئول مربوطه، چاپ و ارسال فاکتور و پیش فاکتور، ثبت شماره آن در پرونده مشتری و ثبت نسخه اصلی پیش فاکتور و فاکتور در بایگانی همه و همه به کارمندان بخش فروش فشار زیادی وارد می آورد. سیستم حسابداری نرم افزار CRM فارسیکام، صدور پیش فاکتور و فاکتور را بسیار راحت کرده است.
پس از تنظیمات اولیه، تنها کافیست مشتری را انتخاب نمایید و کالا یا خدمات درخواست شده را انتخاب نمایید. تنها با یک کلیک پیش فاکتور یا فاکتور صادر شده به فرد مسئول جهت دریافت تاییدیه ارسال می شود. پس از تایید به راحتی و از طریق خود نرم افزار آنرا در قالبهای متنوع همراه با مهر و امضای سازمان، ایمیل و یا فکس کنید. نیازی به ثبت شماره فاکتور یا بایگانی آن ندارید CRM همه مراحل را در پرونده مشتریان ثبت خواهد کرد. گزارشگیری از پیش فاکتور و فاکتورهای صادر شده نیز همراه با محاسبه جمع قیمت فاکتورها وجود دارد.
یکی از معضلاتی که بسیاری از شرکتها با آن درگیر هستند عدم هماهنگی در قیمت دهی خدمات و کالاهایی است که قیمت مشخصی ندارند. معمولا کارشناسان فروش بر اساس تحلیل خود قیمت را مشخص میکنند، برای جلوگیری از قیمت دهی اشتباه بهتر است مدیر فروش پس از صدور پیش فاکتور توسط هر یک از کارشناسان بعد از بررسی، آن را تایید و یا رد کند. بدیهی است امکان ارسال و یا چاپ پیش فاکتورهای تایید نشده نخواهد بود.
تعریف کالا با قیمت و مشخصات مختلف
در نرم افزار CRM فارسیکام می توانید کالایی با چندین قیمت فروش تعریف نمایید که در بخش فاکتور می توانید این مبالغ را انتخاب کنید مثلا قیمت فروش به نماینده، قیمت فروش عمده، قیمت فروش خرده و … محدودیتی در ثبت قیمت های فروش مختلف وجود ندارد.
یکی از امکانات سیستم فاکتور، امکان تعریف مشخصه های کالا می باشد، کاربران سیستم می توانند هر مشخص که نیاز دارند تعریف کنند، مانند برند، وزن، رنگ، سایز و … هنگام ثبت فاکتور می توانند مشخصه کالایی که برای آن فاکتور ثبت می کنند را انتخاب تا در فاکتور درج شود. همچنین امکان ثبت تصویر برای کالا وجود دارد تا در هنگام ثبت فاکتور برای کالا تصاویر کالا در صورت نیاز در فاکتور نمایش داده شود.
اسناد در CRM
بعد از ثبت دائم فاکتور می توانید به صورت اتوماتیک سند فاکتور مربوطه را ثبت نمایید. بعد از ثبت دائم پنجره مربوط به ثبت سند باز می شود که اطلاعات مبلغ فاکتور، تخفیف، هزینه، مالیات و … در آن نمایش داده می شود، امکان انتخاب نام بانک و صندوق های تعریف شده وجود دارد. در این قسمت می توان مبلغ پرداخت شده یا دریافت شده، به یا از بانک و صندوق مورد نظر را وارد نمود. پس از تایید اسناد مربوط به آن به صورت اتوماتیک ثبت می شود.
در بخش اسناد می توانید چک های صادر شده را ثبت و وضعیت چک را که به سه حالت پاس و نقد، عدم وصل، عودت می باشد را انتخاب و چک های صادره را ثبت نمایید.
پرداخت فاکتور به صورت آنلاین
امکان پرداخت آنلاین فاکتور توسط مشتری ها در نرم افزار CRM وجود دارد. در هنگام ثبت فاکتور می توان مشخص کرد که فاکتور قابل پرداخت برای مشتری باشد و مشتری با ورود به پنل پشتیبانی می تواند فاکتور های صادره را مشاهده نماید و نسبت به پرداخت آنها به صورت آنلاین اقدام نماید. همچنین انتخاب نوع بانک یا درگاه برای هر فاکتور به صورت جداگانه امکانپذیر می باشد، با این روش می توانید محصولات مختلفی یا مشتری های مختلف را به درگاه های مختلف ارسال کرده. بعد از پرداخت آنلاین فاکتور توسط مشتری در پنل پشتیبانی، پیغام پرداخت شدن فاکتور در مرکز اطلاع رسانی برای کاربرهایی که دسترسی به این قسمت دارند نمایش داده شده و وضعیت پرداخت فاکتور به صورت اتوماتیک به پرداخت شده تغییر پیدا میکند.
ارسال فاکتور
ارسال فاکتور با فکس، ارسال فاکتور و پیش فاکتور با ایمیل و ارسال در شبکه های اجتماعی یکی دیگر از امکانات نرم افزار CRM می باشد که باعث افزایش کارایی سیستم و ارتباط موثر با مشتری می شود، بعد از ثبت فاکتور می توانید فاکتور مورد نظر را به مشتری ارسال نمایید، دریافت خروجی فاکتور به صورت pdf یا تصویر نیز برای کاربران امکان پذیر می باشد، تنظیم اندازه و کیفیت فایل های خروجی در نرم افزار CRM وجود دارد که می توانید نوع کیفیت و اندازه فایل خروجی خود را تنظیم نماید.
با استفاده از سیستم قالب ساز می توانید قالب های مختلفی را برای فاکتورها ایجاد نمایید که متناسب با لوگو و سربرگ شرکت و سازمان باشد، با استفاده از سیستم قالب ساز می توانید قالب های مختلفی برای فاکتور ایجاد کرد و هنگام چاپ فاکتور یا دریافت خروجی از آنها استفاده نمایید. استفاده از متغیرهای عمومی مشتری و اطلاعات مشتری در قالب و مشخصات خریدار و فروشنده و متغیرهای فاکتور ماننده شماره، کد ویژه، نوع تسویه، جمع کل، جمع بعد از تخفیف به صورت حروف یا عدد، مبالغ تخفیف، مبالغ ارزش افزوده و مالیات، نوع کالا با تصویر و مشخصه و … این امکان را فراهم می نماید که قالب های متفاوت و زیبایی همراه با آرم شرکت یا سازمان ایجاد و طراحی نمایید. کاربران نرم افزار CRM می توانند قالب های آماده طراحی شده را دانلود و استفاده نمایند و در صورت لزوم آنها را ویرایش کرده و تغییرات مورد نیاز خود را اعمال نمایند.
تایید فاکتور در CRM
فارسیکام در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری خود (روش) این امکان را به ساده ترین روش پیاده کرده است. در منوی حسابداری گزینه تنظیمات دسترسی تایید فاکتورها وجود دارد، اینجا میتوان مشخص کرد صدور پیش فاکتور توسط چه افرادی نیاز به تایید مدیر دارد، میتوان تعیین کرد چندین نفر به ترتیب بتوانند فاکتور های صادر شده را بررسی و تایید کنند، اگر هر یک از افراد تایید کننده در نرم افزار آنلاین نباشد درخواست تایید برای شخص بعدی ارسال میشود .
تایید به صورت یک جعبه نمایش کوچک در پایین صفحه نمایش داده میشود و مسئول تایید با کلیک روی آن میتواند بعد از بررسی و اعمال تغیرات لازم روی پیش فاکتور آن را تایید نماید، پس از تایید بلافاصله به صورت یک جعبه نمایش کوچک در پایین صفحه به شخص صادر کننده اعلام میشود و گزینه های ارسال و یا چاپ برایش فعال میشود. اگر نیاز باشد دلیل عدم تایید را نیز میتوان در هنگام رد پیش فاکتور برای کارشناس مربوطه ارسال کرد.
استفاده از این امکان موجب هماهنگی در قیمت دهی و جلوگیری از صدور پیش فاکتورهای اشتباه است
سال مالی
با تعریف سال مالی در نرم افزار CRM فارسیکام می توان حساب ها و اسناد را بسته و به سال مالی جدید انتقال داد، آغاز سال مالی در هر شرکتی ممکنه است متفاوت باشد برای همین هنگام تعریف سال مالی می توان تاریخ شروع و پایان سال مالی را مشخص نمود. با بستن سال مالی سند اختتامیه و افتتاحیه برای مانده اسناد به صورت اتوماتیک ثبت می شوند.
ارسال فاکتور به سامانه مودیان
با استفاده از فاکتور ساز crm می توانید فاکتور های ثبت شده را به صورت آنلاین به سامانه مودیان به صورت به شخص حقیقی، حقوقی، مشارکت مدنی، اتباع غیر ایرانی و مصرف کننده نهایی ارسال نمایید، و همچین امکان ابطال فاکتور در سامانه مودیان نیز موجود می باشد. با ایجاد کلید خصوصی و در نرم افزار crm و تعریف آن در سامانه مودیان به سادگی فاکتورهای مورد نیاز را می توانید به سامانه مالیاتی ارسال نمایید.
- در این بخش می توان شناسه کالای مودیان را در بخش مشخصه کالا تعریف نمایید
- امکان تعیین ارسال شرح کالا به سامانه مودیان
- تعریف کد واحد شمارش کالای مودیان
- معادل سازی شناسه ملی خریدار با مشخصات مشتری
- مشخص کردن نوع خریدار فاکتور (حقیقی، حقوقی، مشارکت مدنی، اتباع غیر ایرانی، مصرف کننده نهایی)
- ارسال فاکتور به سامانه امور مالیاتی
- استعلام نتیجه ارسال فاکتور
- ابطال فاکتور ارسالی به سامانه مالیاتی
- استعلام نتیجه ابطال