مهمترین عامل در جلوگیری از تداخل اموری که برای مشتریان انجام میشود و همچنین از دوباره کاری ها جلوگیری میکند و میتواند منبع بسیار مفیدی برای تولید گزارشات مدیریتی باشد بخش سوابق مشتریان (Timeline) است منظور از سوابق ، هر گونه فعالیتی است که روی مشتری توسط کاربران یا خود نرم افزار انجام شده است.
سوابق مشتریان crm
بسیاری از این موارد به صورت اتوماتیک توسط خود نرم افزار به سوابق مشتری افزوده میشود. به عنوان مثال: ثبت تماس ورودی، ثبت تماس خروجی، ثبت ارسال و دریافت فکس، ثبت پیش فاکتور و یا فاکتور صادر شده، ویرایش اطلاعات مشتری، تخصیص گروه به مشتری، ثبت اطلاعات در فرم خاص برای مشتری، ایمیلها و پیامکهای ارسالی و دریافتی از مشتری و … علاوه بر این موارد بسیاری دیگر از وقایع به صورت دستی توسط کاربران به سوابق مشتری افزوده میشود مانند: ثبت ارسال بسته پستی، ثبت ملاقات با مشتری و … همچنین سایر کاربران میتوانند به یک سابقه کامنت و توضیحات خود را اضافه کنند ولی نمیتوانند سابقه ثبت شده را حذف و یا ویرایش نمایند .
با یک نگاه به تایم لاین مشتری میتوانید کلیه عملیاتی که از بدو ورود مشتری به نرم افزار داشته را مشاهده و بررسی کنید. گزارشات بسیار سودمندی نیز میتوان از این وقایع با استفاده از گزارش ساز نرم افزار تولید کرد.
ثبت وقایع مشتری به صورت اتوماتیک توسط نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری انجام می شود، کاربر هر عملی که بر روی مشتری انجام میدهد، مانند ثبت فاکتور یا پیش فاکتور، ارسال ایمیل و پیامک، ثبت فرم و کارهایی که سیستم به صورت اتوماتیک در گردش کار یا سیستم زمانبندی انجام می دهد در سوابق مشتری ثبت و به صورت TimeLine قابل مشاهد می باشد.
ثبت لوگ برای مشتری به دو صورت سیستمی و دستی قابل انجام است، سوابقی سیستمی توسط نرم افزار CRM به صورت اتوماتیک ثبت می شود. و ثبت وقایع مشتری به صورت دستی که می توان تاریخ و ساعت، موضوع، متن وقایع و تگ را ثبت نماید، مثلا کاربر بعد از صحبت با مشتری می تواند نتیجه مکالمات را در وقایع مشتری ثبت و تگی برای دستی بندی کردن برای سوابق ثبت نماید.
امکان استفاده از لینک های درون سازمانی نیز در بخش سوابق مشتری وجود دارد. مثلا در صورتی که در سوابق مشتری فاکتوری ثبت شده باشد به غیر از نشان دادن زمان و تاریخ ثبت، لینک فاکتور نیز در وقایع مشتری ثبت شده که با کلیک بر روی لینک اطلاعات فاکتور ثبت شده نمایش داده می شود. نمایش فرم ثبت شده، ایمیل و پیامک ارسالی، فروش، تیکت و … جزء لینک هایی می باشد که به راحتی می توان با کلیک بر روی آنها اطلاعات آن را مشاهده نمود.
امکان ثبت توضیحات نیز این امکان را به کاربران می دهد در صورت نیاز توضیحی برای سابقه مورد نظر ثبت نمایند.