یکی از اصلی ترین بخش های نرم افزار crm اطلاعات مشتری ها و بانک اطلاعات مشتریان می باشد که با ذخیره درست و کامل این اطلاعات می توان مدیریت بهتری بر روی مشتری ها داشت.
با استفاده از این ابزار، کلیه مشخصات مشتریان، کاربران مرتبط با آنها، فرمها و فایلهای اطلاعاتی مختلف (عکس، جدول و …)، وقایع مشتری، و عملیات هایی که بر روی مشتری انجام شده است، ایمیل های ارسالی و دریافتی، پیامک های ارسالی و دریافتی، معاملات انجام شده با مشتری، فاکتور و پیش فاکتور های صادره، تیکت های مشتری، و … در بخش بانک اطلاعاتی به صورتی شخص یا شرکت ذخیره شده و امکان ثبت تمامی وقایع مربوط به آنها اعم از خلاصه تماسها، مکالمات، ارسال فرم، فکس و… وجود دارد.
می توانید متناسب با سیاستهای سازمان خود گروه های مختلف مشتریان را به صورت درختی در بانک اطلاعات مشتریان تعریف نمایید و یک یا چند گروه به هر مشتری تخصیص دهید و همچنین ارسال یاد آوری به کاربر دیگری در رابطه با مشتری، از دیگر امکانات این بخش است.
نرم افزار CRM فارسیکام جزو معدود نرم افزارهایی است که به شما اجازه تعریف هر گونه مشخصاتی برای مشتریانتان را می دهد. مثلا اگر شما تولید کننده کفش باشید، می توانید سایز پای مشتری را جزو مشخصات اولیه وی تعریف کنید. این ویژگی مدیریت مشتریان را به صورت کاملا داینامیک میسر می سازد. انتخاب محل سکونت مشتری و رتبه بندی برای مشتری و نحوه جذب مشتری که می توان مشخص کرد جذب مشتری فوق از چه روش یا معرفی شده کدام مشتری بود.
با تعریف حوزه های فعالیت برای مشتری به راحتی می توان مشخص نمود که حوزه فعالیت مشتری مربوط به کدام حوزه کاری می باشد.
مشخصه های مشتری در بانک اطلاعات مشتریان
ایجاد و طراحی مشخصه های مشتری در بانک اطلاعات مشتریان به صورت داینامیک این امکان را به کاربران نرم افزار crm می دهد که بتوانند تمام مشخصه های مشتریان خود را در بانک اطلاعاتی ثبت نمایند، ایجاد مشخصه با فرمت های مشخص شده ماننده “عدد صحیح”، “تاریخ”، “بله، خیر”، “لیست” و مشخصه هایی از قبیل “لینک فاکتور و مشتری” و امکان مشخص کردن نمایش مشخصه در گروه بندی های خاص، این امکان را میدهد که هنگام ثبت مشتری در گروه های مشخص شده، مشخصه های مربوط به آن گروه نمایش داده شود.
جستجوی پیشرفته در داخل مشخصه ها با گروه بندی و دسته بندی مشخصه ها باعث می شود که فیلترهای برای مشتری ها ایجاد کرده و آنها را دسته بندی نمایید.
تخصیص مشتری
با استفاده از تخصیص مشتری می توان مشتری ها را به کاربرانی تخصیص داد و این تخصیص یک لایه بالاتر از دسترسی های بخش مشتری ها می باشد.(ممکن از کاربر به مشتری دسترسی نداشته باشد ولی زمانی که مشتری برایش تخصیص داده شده باشد در هر گروهی که باشد قابل مشاهده برای کاربر می باشد). زمانی که نیاز است یک مشتری برای یک یا چند کاربر CRM قابل دسترس باشد برای مدت محدودی که مثلا معاملات یا رویدادهای مشتری را پیگیری نمایند، به سادگی در بخش “تخصیص مشتری” می توان مشتری را به کاربران مورد نیاز تخصیص داد که به 3 حالت “مشاهده” که فقط اطلاعات مشتری را مشاهده می نمایند، “ویرایش” امکان ویرایش اطلاعات مشتری را هم به کاربر می دهد، “حذف” امکان حذف مشتری را به کاربر میدهد، مشخص می شود.
با انتخاب بخش “تخصیص داده شده” در جستجوی مشتری می توان مشتری های تخصیص داده شده را مشاهده نمود.
یکی دیگر از امکانات این بخش در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری “فعال” یا “غیرفعال” سازی مشتری می باشد، مشتریانی که به هر دلیل دیگر مشتری شما نیستند و امکان ارائه خدمات برای این مشتری ها مقدور نمی باشد را می توان غیرفعال کرد، با غیر فعال سازی مشتری زمانی که از بخش های دیگر مانند “ثبت فرم” می خواهید مشتری را جستجو کرده و به فرم وصل کنید، در صفحه جستجو مشتری های غیرفعال قابلیت انتخاب شدن را ندارند (در لیست جستجو نمایش داده می شوند ولی نمی توان آنها را انتخاب کرد)
ذخیره جستجوها
در بخش جستجوی پیشرفته بعد از اینکه فیلترسازی اعمال شده می توان نتیجه جستجو را به عنوان لیست جستجو ذخیره نمود. با ذخیره جستجوها به راحتی می توان با یک کلیک فیلترسازی را انجام داده و مشتری ها با نتیجه جستجوی ایجاد شده نمایش داده شوند.
در بخش جستجوی پیشرفته می توان بر اساس پیشوند مشتری، نام یا کد مشتری، تاریخ ایجاد یا بازهای از تاریخ، نحوه جذب مشتری، کاربری که مشتری را ایجاد نموده، مکان مشتری، حوزه فعالیت، رتبه مشتری، فیلترسازی را انجام داد، با انتخاب چندگروه مشتری می توان مشخص نمود که مشتری در همه گروه های انتخاب شده وجود داشته باشد یا اینکه اگر در یکی از گروه های انتخاب شده وجود داشته باشد نمایش داده شود، در فیلتر سازی بر اساس مشخصه های مشتری با انتخاب چندین مشخصه می توان نوع اجتماع یا اشتراک فیلدها را مشخص کرد، به این صورت که اگر مشتری یکی یا همه مشخصه های انتخاب شده را داشته باشد نمایش داده شود.