صدور فاکتور و پیش فاکتور
یکی از امور تکراری و خسته کننده بخش فروش، ایجاد فاکتور و پیش فاکتور است: ثبت کلیه اطلاعات مشتری اعم از نام، آدرس و تلفن، دریافت تاییدیه از مدیر یا مسئول مربوطه، چاپ و ارسال فاکتور و پیش فاکتور، ثبت شماره آن در پرونده مشتری، و ثبت نسخه اصلی پیش فاکتور/فاکتور در بایگانی همه و همه به کارمندان بخش فروش فشار زیادی وارد می آورد. سیستم حسابداری نرم افزار CRM فارسیکام، صدور پیش فاکتور و فاکتور را بسیار راحت کرده است. پس از تنظیمات اولیه، تنها کافیست مشتری را انتخاب نمایید و کالا/خدمات درخواست شده را برای وی برگزینید. تنها با یک کلیک پیش فاکتور/فاکتور صادر شده به فرد مسئول جهت دریافت تاییدیه ارسال می شود. پس از تایید، به راحتی و از طریق خود نرم افزار، آنرا در قالبهای متنوع، همراه با مهر و امضای سازمان، ایمیل و یا فکس کنید. نیازی به ثبت شماره فاکتور یا بایگانی آن ندارید، CRM همه مراحل را در پرونده مشتریان ثبت خواهد کرد. گزارشگیری از پیش فاکتور/فاکتورهای صادر شده نیز همراه با محاسبه جمع قیمت فاکتورها وجود دارد. فارسیکام در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری خود (روش) این امکان را به ساده ترین روش پیاده کرده است . درمنوی حسابداری گزینه تنظیمات دسترسی تایید فاکتورها وجود دارد ، اینجا میتوان مشخص کرد صدور پیش فاکتور توسط چه افرادی نیاز به تایید مدیر دارد ، میتوان تعیین کرد چندین نفر به ترتیب بتوانند فاکتور های صادر شده را بررسی و تایید کنند ، اگر هر یک از افراد تایید کننده در نرم افزار آنلاین نباشد ، درخواست تایید برای شخص بعدی ارسال میشود .
یکی از معضلاتی که بسیاری از شرکتها با آن درگیر هستند عدم هماهنگی در قیمت دهی خدمات و کالاهایی است که قیمت مشخصی ندارند . معمولا کارشناسان فروش بر اساس تحلیل خود قیمت را مشخص میکنند ، برای جلوگیری از قیمت دهی اشتباه بهتر است مدیر فروش پس از صدور پیش فاکتور توسط هر یک از کاشناسان بعد از بررسی ، آن را تایید و یا رد کند . بدیهی است امکان ارسال و یا چاپ پیش فاکتورهای تایید نشده نخواهد بود .بخش امور مالی crm
تایید به صورت یک جعبه نمایش کوچک در پایین صفحه نمایش داده میشود و مسوول تایید با کلیک روی آن میتواند بعد از بررسی و اعمال تغیرات لازم روی پیش فاکتور آن را تایید کند ، پس از تایید بلافاصله به صورت یک جعبه نمایش کوچک در پایین صفحه به شخص صادر کننده اعلام میشود و گزینه های ارسال و یا چاپ برایش فعال میشود .
اگر نیاز باشد دلیل عدم تایید را نیز میتوان در هنگام رد پیش فاکتور برای کارشناس مربوطه ارسال کرد .
استفاده از این امکان ، موجب هماهنگی در قیمت دهی و جلوگیری از صدور پیش فاکتورهای اشتباه است .