در نرم افزار روش امکان طراحی مرحله به مرحله ی فرآیند های متعدد و مطابق با نیاز ها سازمان با در نظر گرفتن قابلیت های متفاوتی جهت ارجاع امور و انجام امور به سادگی توسط مدیریت سازمان قابل پیاده سازی می باشد .
یکی از مهمترین مشکلات و چالشهای پیش روی مدیران شرکتها و موسسات دولتی و خصوصی ، نحوه مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به افراد یک مجموعه و افزایش بهرهوری آن مجموعه میباشد . سهل انگاری در انتخاب روش مناسب در این امر میتواند به یکی از معضلات اصلی آنان در تصمیمگیری و در پی آن اتلاف منابع انسانی و مالی مبدل شود . واضح است که روش های مرسوم مبتنی بر یادداشتهای کاغذی و مکاتبات اداری و یا پیگیریهای تلفنی و Email ، هیچکدام نمیتواند پاسخگوی نیازهای یک مجموعه کارآمد و هدفمند باشد .
از سوی دیگر عدم امکان پیگیری و ارجاع امور شرکت در هر زمان و از هر مکان ، وابستگی امور ارجاعی به اشخاص ، در دسترس نبودن اطلاعات امور ارجاعی به کارکنان در هر لحظه برای مدیران ، وابستگی امور ارجاعی به حافظه اشخاص ، کندی روند ارجاع امور از کارمندی به کارمند دیگر و انتقال اطلاعات فیمابین ، از دسترس خارج شدن نتایج پیگیریها در غیاب کارمند مامور آن کار و عدم تعیین تاریخ سررسید برای کارها بعنوان ضعف سیستمهای سنتی در شرکتها و سازمانها به وضوح قابل مشاهده است .
در واقع تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند . این فرآیند به بخشهای مختلف تقسیم شده و با زمان بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می شوند . در واقع هر وظیفه در یک سازمان از وظایف کوچکتری تشکیل شده است که به طور معمول این وظایف توسط افراد مختلف انجام می شود . هر وظیفه یک روند اجرایی خاص دارد و برای انجام شدن ، یک جریان خاص را در سازمان طی می کند .
در این میان دو نکته مهم و اساسی قابل توجه است .
1. مدیریت گردش کار، که شامل انتساب وظایف به افراد مورد نظر می باشد .
2. مدیریت زمانی که در این میان صرف می شود تا این وظیفه پس از انجام توسط یک کارمند به کارمند مربوطۀ بعدی برسد ، که نکته ی دوم عامل اصلی بروکراسی در سازمانها می باشد . هدف اصلی از سیستم های مدیریت گردش کار کمک به سازمان ها در پیشبرد اهداف ذکر شده می باشد .
برای دستیابی به این اهداف ، ابتدا باید گردش کار و نحوه ی اجرای فرآیندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به این گردش کارها رسم شده و مورد بازبینی قرار گیرند . در بسیاری از موارد با حذف و یا اضافه کردن بعضی موارد کاری ، گردش کار در یک سازمان مورد تحول اساسی قرار گرفته و بازدهی سازمان و سرعت انجام وظایف را بهبود می بخشد .
مديريت فرآيندهای سازمانی ، تمام عناصر فناوری را برای اداره کردن چرخه گردش فرآيند از لحظه معرفی تا زمان به کارگيري ، اجرا ، اندازه گيری ، تغيير و به کارگيری مجدد ، در يک طرح جامع گرد هم خواهد آورد .
در نرم افزار روش مدیریت با شناسایی نیاز ها و روند فرآیند ها و در نظر گرفتن زمان بندی مناسب جهت اجرای امور ، قادر خواهد بود که گردش کار های متفاوتی را تعریف نماید .
از ویژگی های در نظر گرفتن گردش کار ، می توان به کنترل روند اجرایی و ارجاعی امور اشاره نمود . همچنین می توان مراحل مختلف را برای حالت های انجام یا عدم انجام امور در نظر گرفت .
با ایجاد گردش کار ، فرآیند های سازمان به سادگی به صورت اتوماتیک مرحله به مرحله انجام خواهند شد و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان مشخص و قابل کنترل خواهند گشت .