يکی از امور تکراری و خسته کننده بخش فروش، ایجاد فاکتور و پیش فاکتور است: ثبت کلیه اطلاعات مشتری اعم از نام، آدرس و تلفن، دریافت تاییدیه از مدیر یا مسئول مربوطه، چاپ و ارسال پیش فاکتور/فاکتور، ثبت شماره آن در پرونده مشتری، و ثبت نسخه اصلی پیش فاکتور/فاکتور در بایگانی همه و همه به کارمندان بخش فروش فشار زیادی وارد می آورد. سیستم حسابداری نرم افزار CRM فارسیکام، صدور پیش فاکتور و فاکتور را بسیار راحت کرده است.

پس از تنظیمات اولیه، تنها کافیست مشتری را انتخاب نمایید و کالا/خدمات درخواست شده را برای وی برگزینید. تنها با یک کلیک پیش فاکتور/فاکتور صادر شده به فرد مسئول جهت دریافت تاییدیه ارسال می شود. پس از تایید، به راحتی و از طریق خود نرم افزار، آنرا در قالبهای متنوع، همراه با مهر و امضای سازمان، ایمیل و یا فکس کنید. نیازی به ثبت شماره فاکتور یا بایگانی آن ندارید، CRM همه مراحل را در پرونده مشتریان ثبت خواهد کرد. گزارشگیری از پیش فاکتور/فاکتورهای صادر شده نیز همراه با محاسبه جمع قیمت فاکتورها وجود دارد.

یکی از معضلاتی که بسیاری از شرکتها با آن درگیر هستند عدم هماهنگی در قیمت دهی خدمات و کالاهایی است که قیمت مشخصی ندارند . معمولا کارشناسان فروش بر اساس تحلیل خود قیمت را مشخص میکنند ، برای جلوگیری از قیمت دهی اشتباه بهتر است مدیر فروش پس از صدور پیش فاکتور توسط هر یک از کاشناسان بعد از بررسی ، آن را تایید و یا رد کند . بدیهی است امکان ارسال و یا چاپ پیش فاکتورهای تایید نشده نخواهد بود .

فارسیکام در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری خود (روش) این امکان را به ساده ترین روش پیاده کرده است . درمنوی حسابداری گزینه تنظیمات دسترسی تایید فاکتورها وجود دارد ، اینجا میتوان مشخص کرد صدور پیش فاکتور توسط چه افرادی نیاز به تایید مدیر دارد ، میتوان تعیین کرد چندین نفر به ترتیب بتوانند فاکتور های صادر شده را بررسی و تایید کنند ، اگر هر یک از افراد تایید کننده در نرم افزار آنلاین نباشد ، درخواست تایید برای شخص بعدی ارسال میشود .

تایید به صورت یک جعبه نمایش کوچک در پایین صفحه نمایش داده میشود و مسوول تایید با کلیک روی آن میتواند بعد از بررسی و اعمال تغیرات لازم روی پیش فاکتور آن را تایید کند ، پس از تایید بلافاصله به صورت یک جعبه نمایش کوچک در پایین صفحه به شخص صادر کننده اعلام میشود و گزینه های ارسال و یا چاپ برایش فعال میشود .

اگر نیاز باشد دلیل عدم تایید را نیز میتوان در هنگام رد پیش فاکتور برای کارشناس مربوطه ارسال کرد .

استفاده از این امکان ، موجب هماهنگی در قیمت دهی و جلوگیری از صدور پیش فاکتورهای اشتباه است .